Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ khi muốn quản trị truyền thông cho doanh nghiệp hiệu quả

Có nhiều Doanh nghiệp đã biết đến truyền thông và đã hiểu vai trò của truyền thông đến doanh nghiệp. Rất nhiều cách quản trị truyền thông, nhưng Doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục đi tìm kiếm phương pháp để quản trị truyền thông tối ưu, bởi vì chúng ta nhận thức rằng người quản lý doanh nghiệp không những phải biết mà nên có tư duy, phương pháp điều hành và tổ chức hoạt động truyền thông thích hợp.

Quản trị truyền thông là sự giao thoa của nghệ thuật và khoa học

Câu chuyện cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng khốc liệt khiến việc truyền một thông điệp đến với khách hàng đạt hiệu quả cũng khó hơn nhiều. Từ việc xác định khách hàng mục tiêu đến tạo thông điệp, từ việc lựa chọn phương tiện chuyển tải thông điệp đến phân bổ kinh phí truyền thông là cả một quy trình dài của doanh nghiệp.

Công nghệ vẫn đang phát triển mạnh mẽ

Quản trị truyền thông doanh nghiệp là khoa học sử dụng những biện pháp quản trị ảnh hưởng lên hoạt động marketing và truyền thông của doanh nghiệp. Bản chất của quản trị truyền thông là tập hợp những hoạt động được thực hiện có chủ đích nhằm mở rộng cách nhìn nhận của công chúng về một doanh nghiệp, triển khai quảng bá sản phẩm với giới truyền thông và thu hút sự quan tâm của họ. Doanh nghiệp làm truyền thông phải có năng lực thuyết phục và tìm cách tăng sức hút của thương hiệu với công chúng.

Tuy hiệu quả thu về không dễ định lượng, song việc tạo dựng được hình ảnh Doanh nghiệp và gia tăng thiện cảm từ phía đối tác, công chúng là những lợi ích quan trọng để thương hiệu của bạn phát triển.

Quản trị truyền thông là một chức năng hoạt động với mục tiêu xây dựng, phát triển truyền thông hai chiều, kiếm tìm sự thấu hiểu, chấp nhận và cộng tác giữa một tổ chức và công chúng. Trong đó bao gồm cả các hình ảnh hay sự kiện mà doanh nghiệp cần thiết phải kiểm soát được dư luận và có trách nhiệm cung cấp thông tin với công chúng.

Có nhiều cách làm khác nhau khi doanh nghiệp cần tạo được một tầm ảnh hưởng riêng của mình với công chúng và xã hội: từ quảng cáo đến PR, từ xây dựng các chiến dịch marketing đến giải quyết khủng hoảng thương hiệu, từ quan hệ đối ngoại đến PR nội bộ…Tất cả chỉ nhằm tạo được một hình ảnh đẹp, ấn tượng của thương hiệu với hy vọng qua các hình ảnh đó, công chúng sẽ trở nên quen thuộc và có thêm cảm tình, yêu mến hơn nữa.

Quản trị truyền thông vừa là kiến thức khoa học vừa là nghệ thuật. Khoa học được hiểu là người quản trị truyền thông đòi hỏi phải có các phương thức và công cụ thực hiện truyền thông hữu hiệu. Sử dụng linh hoạt, sáng tạo nhiều phương pháp truyền thông khác nhau cho mỗi đối tượng truyền thông (bên trong và bên ngoài) nhằm mang đến kết quả như mong muốn là cả một nghệ thuật.

Từ nghiên cứu những xu thế, dự báo những diễn biến mới, đến việc đưa ra các ý kiến đóng góp với lãnh đạo doanh nghiệp và triển khai các kế hoạch hành động linh hoạt đã được lên sẵn nhằm đáp ứng lợi ích doanh nghiệp là sự kết hợp của khoa học và nghệ thuật. ..

Nói về chiến lược truyền thông, nhiều người trong chúng ta cho rằng đây là một khái niệm không quá xa lạ, tuy nhiên nhận thức đúng đắn để làm tốt nó mới là điều đáng suy nghĩ, ngay kể cả những chuyên gia hàng đầu trong ngành truyền thông marketing.

>>Xem thêm: Bật mí các tips quản trị truyền thông doanh nghiệp

Quản trị truyền thông bắt đầu từ nội bộ doanh nghiệp

Quản trị truyền thông nội bộ

Khi một công ty phải quan tâm nhiều đến hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp việc thiết lập một bộ phận truyền thông nội bộ cần phải cân nhắc thực hiện hàng đầu. Truyền thông nội bộ là một bộ phận “kết dính” trong công ty, có nhiệm vụ giải quyết mọi vấn đề và liên hệ mật thiết với các bộ phận khác trong nội bộ để triển khai những thông điệp quan trọng của văn hoá doanh nghiệp cho nhân viên.

Những chương trình truyền thông nội bộ triển khai bao gồm: gặp gỡ nhân viên chia sẻ tầm nhìn doanh nghiệp, phát hành bản tin nội bộ, tài liệu học tập nội bộ, các bài phát biểu truyền lửa đến nhân viên, hoạt động trên mạng nội bộ intranet, tổ chức sự kiện nội bộ (thi đấu thể thao, kỳ nghỉ hè, lễ hội cuối năm,…)

Thông thường, những doanh nghiệp thất bại trong chiến lược về truyền thông thường xem nhẹ truyền thông nội bộ, ở đó người lãnh đạo doanh nghiệp không nhận thức được vai trò của truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ được hiểu là hoạt động quản trị để xây dựng và củng cố mối quan hệ tốt đẹp và gắn bó giữa các phòng ban trong nội bộ Doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng ban trong Doanh nghiệp và các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để cả Doanh nghiệp cùng có chung một tầm nhìn, một ý chí phát triển Doanh nghiệp.

Trong khá nhiều doanh nghiệp sự phối hợp lỏng lẻo giữa các phòng ban dẫn tới việc phòng Marketing đã đưa ra quá nhiều cam kết với khách hàng nhưng khi bộ phận thực hiện không đáp ứng kịp, đặc biệt là về mặt tiến độ triển khai và đến khi khách hàng phản ánh họ lại đổ trách nhiệm lên nhau, gây tổn hại tới uy tín của doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về chiến lược, kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp cho toàn thể nhân viên đồng thời kết nối với phòng ban liên quan để nhắc nhở và điều chỉnh kịp thời các thiếu sót và bất cập trong quá trình triển khai.

Truyền thông nội bộ thể hiện các thông điệp qua nhiều hoạt động sôi nổi và phong phú giữa các phòng ban chức năng nhằm tạo dựng những nét văn hoá lành mạnh trong doanh nghiệp. Hình thức tổ chức các hoạt động này mang tính đa dạng có thể là các giải đấu thể thao, liên hoan văn nghệ, các chuyến đi dã ngoại, các lớp huấn luyện về kỹ năng làm việc theo nhóm, những hội thi lớn nhỏ…

Giải Marathon Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh Techcombank cho doanh nghiệp

Giải Marathon Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh Techcombank Mùa thứ 6 là dịp quan trọng để mỗi doanh nghiệp khích lệ khách hàng, đối tác và cán bộ công nhân viên của mình tham gia các hoạt động thể thao, qua đó xây dựng lối sống lành mạnh. Gói dành cho doanh nghiệp được xây dựng theo quy mô của mỗi doanh nghiệp để tăng sức mạnh và tinh thần đội nhóm của từng đơn vị thành viên cũng như hỗ trợ các cá nhân thực hiện được mục tiêu của mình.

Thương hiệu của doanh nghiệp bắt đầu hình thành từ bên trong, đồng thời chỉ có bên trong nội bộ doanh nghiệp mới có thể đảm bảo thương hiệu không bị tổn hại khi mà “cuộc chiến” của thị trường ngày một khốc liệt. Xin nhấn mạnh rằng mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều là một người phát ngôn và đại sứ của doanh nghiệp đó.

Bởi vậy, mọi thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và nhận thức rõ tầm quan trọng của thương hiệu đối với việc đóng góp tạo dựng nên hình ảnh của doanh nghiệp. Việc dùng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại lợi ích về mặt lâu dài và giảm được nhiều chi phí khi tạo dựng thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp.

Lời kết

Truyền thông là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng và giữ vững mối quan hệ tốt với khách hàng. Truyền thông nội bộ cũng tương tự như thế: nếu truyền thông nội bộ mạnh, doanh nghiệp sẽ kết nối nhân sự trong mình một cách dễ dàng. Quan tâm đến truyền thông nội bộ là đảm bảo cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, mà còn giúp nâng cao khả năng chịu đựng và hỗ trợ Doanh nghiệp vượt qua các thời kỳ khó khăn. Hy vọng qua bài viết này, Doanh nghiệp sẽ hiểu được muốn quản trị truyền thông hiệu quả, điều đầu tiên cần phải làm là xây dựng truyền thông nội bộ vững mạnh.