Trong thời đại 4.0 hiện nay, thông tin được lan truyền nhanh chóng thông qua các nền tảng nên chỉ cần một sai sót cũng có thể gây ra những bất lợi không đáng có cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong kinh doanh khiến cho việc tiếp cận đến khách hàng mục tiêu trở nên không đơn giản chút nào. Do đó mà vai trò của quản trị truyền thông doanh nghiệp là hết sức quan trọng. Đó là cầu nối giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ mới hay mang hình ảnh thương hiệu đến với công chúng hiệu quả nhất. Vậy truyền thông doanh nghiệp nhằm mục đích gì? Cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp? Bài viết này sẽ chia sẻ những khía cạnh cần biết về truyền thông doanh nghiệp.
Truyền thông trong doanh nghiệp là gì?
Truyền thông doanh nghiệp chính là quá trình truyền tải thông tin trong nội bộ công ty và các bên liên quan (công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà cung cấp, đối thủ, báo chí hay Chính phủ,…). Nhằm mục đích xây dựng hình ảnh thương hiệu chỉnh chu và thống nhất trên tất cả các kênh.
Bản chất của quản trị truyền thông là chuỗi các hành động được hoạch định có chủ ý, nhằm cải thiện hình ảnh doanh nghiệp, thương hiệu trong tâm trí khách hàng thông qua việc triển khai các chiến dịch truyền thông, phát hành thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ. Một chiến lược truyền thông doanh nghiệp có thể thực hiện bằng nhiều cách thức khác nhau, bao gồm văn bản (trang web, thông cáo báo chí,…), lời nói (phỏng vấn, video, họp báo) và trực quan (ảnh, đồ họa thông tin, minh họa).
Có nhiều hình thức truyền thông mà doanh nghiệp có thể áp dụng để tạo ra sức ảnh hưởng với công chúng như quảng cáo truyền thống, PR, thiết lập mối quan hệ truyền thông đến xử lí khủng hoảng thương hiệu, truyền thông đối ngoại và truyền thông nội bộ.
Truyền thông trong doanh nghiệp là hoạt động thiết yếu
Mục đích của quản trị truyền thông doanh nghiệp
Truyền thông doanh nghiệp có 2 mục đích chính:
-
Nhằm xây dựng cũng như cải thiện những quan điểm chủ quan của khách hàng về hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Hoặc quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của công ty tới công chúng bên ngoài nhằm xây dựng mối quan hệ bền vững giữa doanh nghiệp và công chúng. Từ đó lan rộng các sản phẩm dịch vụ thuộc quyền sở hữu của công ty, khiến những sản phẩm ấy tiếp cận dễ dàng hơn với công chúng xây dựng nên mối quan hệ tin cậy giữa hai bên.
-
Truyền tải những thông điệp hay thông tin chính thống từ phía doanh nghiệp tới cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm xây dựng mối quan hệ bền chặt gắn bó trong tập thể doanh nghiệp.
Truyền thông doanh nghiệp có hai mục đích quan trọng
Các bước quan trọng trong quy trình truyền thông doanh nghiệp
Phân tích thị trường
Trước khi bắt tay vào xây dựng một kế hoạch truyền thông tổng thể, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mình đang ở đâu và những cơ hội/thách thức có thể sẽ phải đối mặt. Nhờ có bước này, doanh nghiệp có thể xác định được thị trường tiềm năng và những đối thủ cạnh tranh. Mô hình SWOT sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan vào nội lực của doanh nghiệp và môi trường bên ngoài.
Xác định mục tiêu
Từng chiến dịch sẽ có những mục tiêu khác nhau. Việc xác định cụ thể điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng và thách thức của thương hiệu trên thị trường sẽ giúp bạn có thể đo lường, theo dõi hiệu quả và hoạch định kế hoạch chính xác.
Với từng tệp khách hàng khác nhau, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch áp dụng các loại sản phẩm/dịch vụ cũng như chiến dịch truyền thông quảng cáo khác nhau. Việc này sẽ trực tiếp ảnh hưởng tới doanh thu, hiệu quả của từng chiến dịch quảng cáo mà doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, trước tiên tổ chức cần xác định rõ tệp khách hàng tiềm năng để có những phương án tiếp cận hiệu quả.
Với bước này, mô hình SMART sẽ phù hợp nhất để áp dụng:
-
Specific – Cụ thể.
-
Measurable – Có thể đo lường được.
-
Achievable – Có thể đạt được.
-
Realistic – Thực tế.
-
Time-focused – Tập trung vào yếu tố thời gian.
Sáng tạo thông điệp của chiến dịch truyền thông
Thông điệp chính của mỗi chiến dịch thực sự rất quan trọng. Sẽ quyết định khách hàng có ấn tượng tốt đẹp với thương hiệu hay không giữa hàng ngàn nội dung phải tiếp nhận hàng ngày. Ngoài ra còn làm cho khách hàng có cái nhìn tốt hơn về sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp
Có rất nhiều kênh truyền thông phổ biến hiện nay và mỗi kênh sẽ có những đặc điểm, tính chất, chức năng riêng biệt. Do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng xem sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp sẽ phù hợp với kênh truyền thông nào. Nhất là phải xác định đâu là nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến.
Lên chiến lược truyền thông và đặt ngân sách chi tiết
Doanh nghiệp cần tính toán để xác định thời gian triển khai hoặc ra mắt sản phẩm. Đồng thời việc phân bổ ngân sách vào từng khoảng thời gian cũng cần rất quan trọng. Ngân sách được phân chia càng nhỏ càng tốt. Làm sao cho chi phí bỏ ra cho kế hoạch phải thật hợp lý, khả thi và mang lại hiệu quả.
Đo lường, so sánh, đánh giá
Với mục đích đo lường, so sánh với kế hoạch và đánh giá với mục tiêu đã đề từ ban đầu. Bước này giúp doanh nghiệp tổng hợp những ưu điểm có thể phát huy ở những chiến dịch sau này. Rút ra được những khuyết điểm để tránh lặp lại trong kế hoạch tiếp theo. Sau bước này, bạn sẽ có cái nhìn chuẩn xác hơn cho các mục tiêu sắp tới.
Các bước cơ bản của quy trình truyền thông trong doanh nghiệp
Tổng kết
Để có thể phát triển lâu dài, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện toàn diện các hoạt động truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Xây dựng một chiến lược hiệu quả và chọn lựa những công cụ truyền thông hữu ích chính là cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp tối ưu nhất.
>>Xem thêm: Quản lý truyền thông đa kênh cho doanh nghiệp
