Khủng hoảng có thể xuất hiện một cách bất ngờ và không phân biệt ngành nghề hay quy mô của doanh nghiệp. Các cuộc khủng hoảng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến sự tồn tại của một thương hiệu. Vì vậy, để tránh bị tác động bởi khủng hoảng và bảo vệ sự tồn tại của mình, các doanh nghiệp cần sẵn sàng lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông đề phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra.
Quản trị khủng hoảng truyền thông là gì
Quản trị khủng hoảng truyền thông là quá trình quản lý và ứng phó với các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố trong lĩnh vực truyền thông của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Quản trị khủng hoảng truyền thông
Đây là một phương pháp có mục tiêu nhằm đảm bảo rằng thông tin và hình ảnh của doanh nghiệp được duy trì và bảo vệ trong những tình huống khủng hoảng, như tai nạn, vụ bê bối, tấn công từ phía công chúng, hoặc các sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng đến hình ảnh và danh tiếng của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết, xác định các vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan, xây dựng các quy trình và quy định, cung cấp đào tạo và chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp.
Nó cũng liên quan đến việc tạo lập và thực thi các chiến lược truyền thông hiệu quả để quản lý thông tin và tương tác với công chúng, báo chí và các bên liên quan khác trong suốt quá trình khủng hoảng.
Mục tiêu của quản trị khủng hoảng truyền thông là giảm thiểu tác động tiêu cực đến hình ảnh và danh tiếng của doanh nghiệp, duy trì sự tin tưởng của khách hàng, cổ đông và công chúng, và tạo dựng một hệ thống quản lý khủng hoảng linh hoạt và hiệu quả.
Lợi ích của việc lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông
Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông
- Ứng phó nhanh chóng: Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và hiệu quả đối với các tình huống khẩn cấp. Nhờ có kế hoạch sẵn, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình, đưa ra quyết định và thực hiện các biện pháp cần thiết một cách tức thì, giúp giảm thiểu thiệt hại và tác động tiêu cực.
- Bảo vệ hình ảnh và danh tiếng: Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông giúp đảm bảo rằng thông tin và hình ảnh của doanh nghiệp được duy trì và bảo vệ trong quá trình khủng hoảng. Nó giúp định hình cách thức doanh nghiệp tương tác với công chúng, báo chí và các bên liên quan, nhằm giữ vững niềm tin và lòng tin cậy của khách hàng và cổ đông.
- Tăng cường lòng tin cậy: Kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông giúp tạo ra một môi trường tin cậy và minh bạch trong quá trình khủng hoảng. Bằng cách cung cấp thông tin chính xác, đáng tin cậy và liên tục, doanh nghiệp có thể giữ được lòng tin của khách hàng, cổ đông và công chúng. Điều này cũng giúp tránh được lan truyền thông tin sai lệch và tin đồn có thể gây hại cho doanh nghiệp.
- Tăng cường giao tiếp nội bộ: Kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông cũng đảm bảo rằng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả và liên tục trong quá trình khủng hoảng. Nó giúp xây dựng sự hiểu biết và đồng thuận giữa các bộ phận và nhân viên, đồng thời đảm bảo rằng thông tin quan trọng được chia sẻ và truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.
- Xây dựng khả năng phục hồi: Kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông giúp doanh nghiệp phục hồi sau khủng hoảng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó định rõ các bước và hoạt động cần thiết để khắc phục tình hình, xây dựng lại hình ảnh và danh tiếng, và khôi phục lòng tin của khách hàng và cộng đồng kinh doanh.
Top 7 các bước lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông
Xác định những tình huống có thể xảy ra
Bước 1: Xác định tiềm ẩn các khủng hoảng truyền thông
Điều quan trọng đầu tiên là xác định những tình huống có thể gây ra khủng hoảng truyền thông cho doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm các vụ tai nạn, sự cố sản phẩm, vụ bê bối, tấn công từ phía công chúng, hoặc các sự kiện bất ngờ khác.
Bước 2: Xác định đội ngũ quản lý khủng hoảng
Hình thành một nhóm quản lý khủng hoảng truyền thông, bao gồm các thành viên quan trọng từ các bộ phận quan trọng trong tổ chức như truyền thông, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý điều hành, và luật pháp. Đội ngũ này sẽ có trách nhiệm xây dựng và triển khai kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông.
Phân tích và đánh giá
Bước 3: Phân tích và đánh giá nguy cơ
Đánh giá các nguy cơ tiềm ẩn và xác định mức độ nguy hiểm và ảnh hưởng của từng nguy cơ. Điều này giúp xác định ưu tiên và tập trung các nguồn lực vào những tình huống có thể gây ra tác động lớn nhất đến doanh nghiệp.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch ứng phó
Xác định chiến lược và biện pháp cần thiết để ứng phó với từng tình huống khủng hoảng. Kế hoạch này có thể bao gồm việc xác định thông điệp truyền thông, quy trình giao tiếp với công chúng và báo chí, quản lý thông tin trên các phương tiện truyền thông xã hội, và xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong đội ngũ quản lý khủng hoảng.
Đội ngũ quản lý khủng hoảng
Bước 5: Đào tạo và chuẩn bị
Cung cấp đào tạo và chỉ dẫn cho các thành viên trong đội ngũ quản lý khủng hoảng về việc thực hiện kế hoạch và ứng phó trong các tình huống khẩn cấp. Đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và quy trình, và có kỹ năng cần thiết để đối phó với khủng hoảng truyền thông.
Bước 6: Kiểm tra và đánh giá
Thực hiện các bài kiểm tra, tập luyện và cuộc diễn tập để kiểm tra hiệu quả của kế hoạch và đánh giá khả năng ứng phó của doanh nghiệp. Dựa vào kết quả, điều chỉnh và cải thiện kế hoạch nếu cần thiết.
Bước 7: Liên tục theo dõi và cập nhật
Khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra bất cứ lúc nào, do đó, quản lý khủng hoảng truyền thông là một quá trình liên tục. Đảm bảo rằng kế hoạch được theo dõi và cập nhật thường xuyên để phù hợp với môi trường Doanh nghiệp nên áp dụng các bước trên để xây dựng một kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông hiệu quả. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có thể có yêu cầu và tình huống riêng, do đó, quá trình lập kế hoạch cụ thể có thể khác nhau.
Xem thêm: >>> Tìm hiểu những cách quản trị khủng hoảng truyền thông an toàn
Kompa – Đối tác quản trị truyền thông hiệu quả
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản trị truyền thông là yếu tố quan trọng để xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu của một doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ và sự lan truyền nhanh chóng của thông tin trên mạng xã hội, khủng hoảng truyền thông có thể xảy ra bất cứ lúc nào và có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín và danh tiếng của một doanh nghiệp.
Để đối phó với khủng hoảng truyền thông và đảm bảo quản trị truyền thông hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng và lựa chọn Kompa – một công ty hàng đầu trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ dữ liệu (AI, Machine learning) trên nền tảng dữ liệu lớn (Big data).
Với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng trăm doanh nghiệp khách hàng như Vingroup, Masterise Homes, Vinamilk, SSI, MB bank, Shopee, Vietjet Air, Kompa đã chứng tỏ sự đáng tin cậy và chất lượng của các giải pháp quản trị truyền thông và phân tích dữ liệu mà họ cung cấp.
Hai dịch vụ nổi bật của Kompa là Social Listening và Quản trị danh tiếng Thương Hiệu trên mạng xã hội. Được xây dựng trên nền tảng công nghệ dữ liệu lớn, Kompa giúp doanh nghiệp thu thập, kiểm soát và theo dõi các luồng dữ liệu và thông tin từ mạng xã hội 24/7. Đồng thời, họ cung cấp các chỉ số Thương Hiệu quan trọng để Doanh Nghiệp có thể đo lường và phân tích hiệu quả của các chiến dịch truyền thông và các hoạt động quản trị truyền thông.
Thông qua việc thấu hiểu thị trường và tận dụng dữ liệu thu thập được, Kompa giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh và duy trì hình ảnh thương hiệu một cách hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình và ý kiến của khách hàng, từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp để giải quyết các tình huống khẩn cấp cũng như nắm bắt cơ hội để phát triển kinh doanh.
Kết luận
Với việc chuẩn bị sẵn sàng và lập kế hoạch quản trị khủng hoảng truyền thông và dự phòng chặt chẽ, doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng đối phó với khủng hoảng truyền thông một cách hiệu quả. Đồng thời, bạn sẽ có thể tận dụng cơ hội mới và định hình lại hình ảnh thương hiệu của mình một cách tích cực và thành công.
